Автоматизація та ШІ-автоматизація: у чому різниця?

Зі зростанням бізнесу зростає кількість замовлень, заявок, логістичних шляхів, усілякої документації, джерел зворотного зв’язку та інших аспектів бізнесу. Чим далі, тим складніше тримати усі ці процеси під власним контролем, не кажучи вже про те, що вони починають забирати все більше часу. І тоді в життєвому циклі зростаючого бізнесу виникає потреба в автоматизації. 

Звичайна автоматизація виконує дії за заданими наперед правилами і не відходить від них. Тобто клієнт заповнює форму і автоматично отримує стандартний зворотний зв’язок. Своєю чергою, автоматизація за допомогою ШІ може аналізувати інформацію та залежно від неї визначати подальші дії – проаналізувати потреби клієнта, категорії, які його цікавлять, і вже тоді на основі отриманих даних сформувати зворотний зв’язок. 

Першочергові процеси, які потребують автоматизації

Автоматизація бізнес-процесів не означає, що потрібно одразу автоматизувати все за допомогою ШІ. Першочергово потрібно звернути увагу на регулярно повторювану частину роботи – звернення клієнтів, формування звітності, обробка однотипної інформації. 

Зі зростанням бізнесу такі процеси підлягають першочерговій автоматизації, бо під час масштабування природно зростає вплив так званого “людського фактора”, а рутина починає забирати левову частку робочого дня. Далі розглянемо кілька практичних сценаріїв автоматизації роботи за допомогою ШІ. 

Поширені сценарії впровадження автоматизації

Для прикладу, виділимо чотири поширені сценарії, хоча цей список, очевидно, не варто вважати вичерпним: 

  • Автоматизація CRM та продажів – автоматична обробка заявки клієнта з подальшим збором та аналізом інформації, класифікацією ліда та формуванням персоналізованої пропозиції, яка передається менеджеру. Зручний спосіб керувати воронками без потреби виконувати всі операції вручну; 

  • Комунікація з клієнтами через LLM (Large Language Model) – база ШІ-ботів, які відповідають на клієнтські запити, узгоджують інформацію та збирають дані, на основі яких формують резюме звернення та персоналізовані пропозиції. Більше не треба відповідати кожному клієнту вручну; 

  • Об’єднання RPA (Robotic Process Automation) з ШІ – тобто, поки RPA займається своєю звичною рутиною зі збору даних, формування рахунків чи звітності, ШІ аналізує цю інформацію, виокремлюючи необхідні дані та виконуючи, наприклад, їхню каталогізацію, де в іншому випадку знадобилося б ручне втручання. Таким чином, це ще один спосіб мінімізувати вплив людського фактора та кількість рутинних операцій;

  • Моніторинг та бізнес-аналітика – автоматичний збір інформації про ринок, конкурентів, запропоновані ними ціни та прогнозування попиту. Тобто, замість ручного аналізу  – ШІ-автоматизація та економія робочого часу. 

Зафіксуємо вигоди від автоматизації бізнесу

Серед очевидних переваг, які дає ШІ для бізнесу в автоматизації процесів – насамперед економія часу, зменшення кількості ручних операцій та банальних механічних помилок через людський фактор. До цього також варто додати швидкість обробки запитів клієнтів та, як результат, збільшення пропускної здатності та скорочення операційних витрат. І це підводить нас до наступного важливого блоку. 

 Безпосереднє впровадження ШІ-автоматизації

Впровадження відбувається у кілька важливих етапів: 

  • Аналіз бізнес-процесів – формує розуміння, які операції виконують співробітники та скільки часу вони займають. Які системи залучені в роботу, з якими помилками стикаються та скільки часу витрачається на зайву ручну роботу; 

  • Визначення процесів автоматизації – як було сказано раніше, не потрібно автоматизувати все одразу. Для початку варто зосередитися на процесах, автоматизація яких принесе найбільшу користь (обробка заявок, форм, типових запитів тощо); 

  • Проєктування – створення уявлення про те, як буде працювати майбутня система та що для цього необхідно впровадити. Наприклад, бізнес доволі компактний, і йому достатньо звичної інтеграції з RPA, але потік клієнтських запитів настільки великий, що для їхньої обробки потрібне використання LLM; 

  • Подальша розробка та інтеграція – логічний крок після проєктування. Розроблене рішення підключають до тих бізнес-процесів, де воно необхідне;

  • Тестування – перевірка коректності роботи такого рішення (Як проходить передача даних? Як ШІ реагує на різні ситуації?). Етап “відлову” помилок та доопрацювань перед повноцінним запуском; 

  • Запуск та збір даних – чи змогла автоматизація добитися бажаного ефекту. Наприклад, чи зменшилася кількість помилок і чи вдалося заощадити час на типових механічних діях;

  • Подальша підтримка – якщо рішення показало хороші результати, його можна масштабувати та застосовувати в інших бізнес-процесах. 

Висновок

Підбиваючи усе вищезгадане, вашому бізнесу може бути потрібна автоматизація, якщо ви помітили таке: співробітники застрягли у колі з однотипних завдань, заявки вимагають багато часу на обробку, багато процесів потребують ручного втручання, доводиться наймати більше людей через збільшення кількості рутини. 

І важливе зауваження – автоматизація за допомогою ШІ не покликана замінити людей, а прибрати з робочого процесу рутинні машинні завдання, даючи змогу зосередитися на важливіших і комплексніших завданнях, де без людини точно не обійтися. Якщо бізнес накопичив багато монотонних завдань, geniustudio допоможе проаналізувати та розробити систему автоматизації на базі RPA/ШІ!